Privacy Statement

Losser 15 mei 2018.

Identiteit

Brinkhof Administraties verwerkt persoonsgegevens en financiële gegevens over u. Dat zijn ook bijzondere persoonsgegevens. De verwerking van die gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichting. Om ons werk als administratiekantoor en/of bewindvoerder voor u te kunnen doen. We gaan zorgvuldig met uw gegevens om.
De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) vraagt dat van ons. En per 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ofwel de internationale General Data Protection Regulation (GDPR).  Maar ook onze beroepseer en de relatie met u als cliënt zijn belangrijke drijfveren om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe wij dat doen.

Gegevens die wij verwerken.

Omdat wij privacygevoelige gegevens verwerken, hebben wij onze administraties aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (College Bescherming Persoonsgegevens). De Autoriteit Persoonsgegevens heeft onze administratie opgenomen onder meldingsnummer is aangevraagd. Daar kunt u ook een klacht in dienen als daar aanleiding voor is.

Waar wij de gegevens bewaren.

Wij bewaren gegevens die wij van u zelf of van anderen krijgen. Die gegevens bewaren wij elektronisch in een beveiligde omgeving. Daarnaast liggen er gegevens vast in applicaties (computersystemen) die wij gebruiken. Met de leveranciers van die applicaties hebben wij een overeenkomst, waarin onder andere de beveiliging van de gegevens is afgesproken.

Alleen medewerkers van Brinkhof Administraties hebben toegang tot uw gegevens.

Brinkhof Administraties maakt gebruik van de volgende applicaties:

Exact Online van leverancier Exact BV te Delft, voor het verwerken van de financiële administraties van meerdere cliënten van het kantoor. Alsmede voor het verwerken van salarissen van meerdere cliënten van het kantoor. Ook wordt Exact Online gebruikt voor het doen van aangiftes Omzetbelasting.
Dit was een lokale service (t/m 2014) en is nu een Online service.

Snelstart van leverancier Snelstart Software B.V. te Oosterend, voor de financiële administratie van een aantal klanten van het kantoor. Dit is een lokale en een Online service

Office van leverancier Microsoft B.V. te Schiphol (Nederlandse vertegenwoordiging), voor het werken met  volledige aanbod aan vertrouwde Office-applicaties. Dit is een lokale service.

Nextens van leverancier Reed Business Solutions BV te Amsterdam, voor het verwerken van aangiftes Inkomstenbelastingen, aangifte Vennootschapsbelastingen en het deponeren van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel.

Voor de elektronische communicatie met de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel wordt gebruikt gemaakt van een PKI-overheid certificaat. Deze zorgt voor encrypte communicatie tussen de door Brinkhof Administraties gebruikte software en de portals van de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.

Eset Internet Security, voor de bescherming van de computer tegen verschillende soorten dreigingen voor de gegevensbeveiliging, netwerkaanvallen, fraude en spam.

Urenregistratie van Easy Template BV voor het registeren van de gewerkte uren door de medewerkers van het kantoor. Deze gegevens worden gebruikt voor de facturatie aan de klanten van het kantoor.

Alle online diensten zijn in Nederland gevestigd of binnen de EU. En daarmee adequaat verklaard als veilig voor de opslag van (persoons) gegevens.

We maken dagelijks back-ups om onze en uw gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen bij calamiteiten. De kopieën van de gegevens worden buiten kantoor opgeslagen.

Hoe lang wij de gegevens bewaren.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt nodig is om het doel te realiseren waarvoor uw gegevens zijn verzameld. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn (van 7 jaar) na het laatste contact. In bijzondere gevallen kan dit ook 10 jaar zijn.

Delen met anderen.

Brinkhof Administraties zal alleen na uw schriftelijke toestemming informatie aan derden verstrekken.
Ook kan Brinkhof Administraties er voor kiezen de gevraagd informatie aan de klant/opdrachtgever te verstrekken, zodat deze het zelf aan derden kan verstrekken.

Brinkhof Administraties  verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met of namens u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting c.q. het uitvoeren van de wettelijke taak.
Tenzij uw belang er dringend om vraagt en/of u vanwege uw beperkingen geen toestemming kan geven.

Wij leggen verantwoording over het bewind af aan onze cliënt en aan de kantonrechter. Dat is zo in de wet bepaald. Wij leggen geen verantwoording af aan andere personen. In het kader van de verantwoording controleert onze accountant de juistheid en de volledigheid van alle gegevens. Deze krijgt voor dat doel toegang tot de dossiers.
De accountant heeft een geheimhoudingsplicht.

Als u wilt dat andere personen - bijvoorbeeld familieleden of hulpverleners - beschikken over uw bijzondere persoonsgegevens, dan geeft u ons schriftelijk of per email toestemming om die gegevens te delen. U kunt uw toestemming te allen tijde schriftelijk of per email weer intrekken, zonder opgaaf van reden.

Beeldmateriaal op de website.

Brinkhof Administraties maakt uitsluitend gebruik van foto’s en afbeeldingen, waarvan de rechten zijn gekocht (‘royalty free photos’) of die door eigen medewerkers zijn vervaardigd.

Klacht

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Wanneer uw gegevens onjuist blijken te zijn, zullen wij deze corrigeren. En als het onnodig blijkt om ze te bewaren, zullen wij ze verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@brinkhof-administraties.nl of naar Postbus 91, 7580 AB te Losser. Brinkhof Administraties zal in maximaal vijf werkdagen na ontvangst van uw verzoek op uw verzoek reageren.

Beveiliging.

Brinkhof Administraties neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Brinkhof Administraties verzamelde persoonsgegevens en financiële gegevens, neem dan contact op met Brinkhof Administraties via info@brinkhof-administraties.nl of naar Postbus 91, 7580 AB te Losser.

www.brinkhof-administraties.nl is een website van Brinkhof Administraties,
Brinkhof Administraties is een handelsnaam van Marcel Brinkhof en staat ingeschreven in het Handelsregister.

Wijziging privacy statement

Brinkhof Administraties kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 15 mei 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.